¿Cómo implementar el teletrabajo? ¿Trabajar desde casa es rentable para la empresa? ¿Cuáles son los cambios que se deben realizar en las políticas de la empresa? ¿Cuáles son las ventajas del teletrabajo? Estas preguntas están en la cabeza de muchos empresarios desde hace algunos meses. En especial, después del reciente anuncio del Gobierno Español de crear un marco legal sobre el teletrabajo.

En realidad, el teletrabajo en España es una opción que está sobre la mesa desde hace tiempo. De hecho, desde hace una década aproximadamente, existen diversos instrumentos legales en el país sobre el tema, pero hasta hace unos meses era visto como una opción entre muchas otras. No obstante, a causa de la revuelta del coronavirus esta opción se ha convertido en una necesidad que no se puede postergar más.

La razón es sencilla: es la estrategia más efectiva para mantener la productividad de las empresas sin poner en riesgo la salud y la vida de los trabajadores. Lo que no resulta sencillo para muchos es adecuar los sistemas de trabajo para esta nueva modalidad laboral. Por ello, hemos reunido una serie de consejos para implementar el teletrabajo en la empresa de forma exitosa. Los hemos reunido siguiendo las recomendaciones de expertos en la materia y nuestra experiencia en la consultoría empresarial.

¿Qué es el teletrabajo?

Es conveniente dejar lo suficientemente claro qué significa el teletrabajo, ya que han surgido algunas incongruencias en el momento de entender este concepto, confundiéndolo con el tradicional trabajo a distancia.

Podemos decir que el teletrabajo en una modalidad de trabajo a distancia (trabajo que se realiza desde un sitio distinto al centro de trabajo tradicional) pero este posee algunas características exclusivas y particulares que es necesario distinguir:

  • En primer lugar, hay que señalar que una de sus novedades es que el teletrabajo incluye aquellas actividades que hasta el momento se consideraban como obligatoriamente presenciales, tal vez por resistencia o por costumbre.
  • En segundo lugar, otro de los rasgos que distingue el sistema de trabajo desde casa es el uso preponderante de las herramientas tecnológicas. Esto permite generar una especie de presencia virtual, es decir, no hay ausencia sino otro modo de presencia. Así mismo, la tecnología permite la interacción entre los trabajadores y el seguimiento en tiempo real de las tareas, cumplimiento del horario, etc.

Ahora bien, este “otro modo de presencia” implica “otro modo de trabajo”. He aquí el desafío que deben superar los empresarios: construir una nueva arquitectura en la gestión empresarial.

Claves para la implementación del teletrabajo

La historia humana confirma que las épocas de crisis son el preludio de grandes cambios en la sociedad. El teletrabajo más que un problema debe ser visto como una nueva oportunidad para perfeccionar los sistemas laborales tradicionales. Entender esto es el primer paso que todo empresario debe dar para realizar los ajustes que se deben realizar.

Para que sea más llevadero, os proponemos algunos consejos para gestionar el teletrabajo en la empresa de forma adecuada:

  • El método ¿Cómo lo vamos a hacer?

Este tipo de cambios requieren una estrategia progresiva. Definir cuál será su ritmo, cuales son las dependencias y el porcentaje de trabajo sujeto a la migración son asuntos que ameritan un análisis profundo y riguroso por parte de los directivos. Así mismo, es pertinente decidir si se seguirá un esquema de trabajo totalmente remoto o uno mixto, es decir, que los trabajadores asistan al centro de trabajo tradicional algunos días.

  • Plan tecnológico

Es el punto más importante de todo el plan, ya que la tecnología es la herramienta fundamental para crear el nuevo entorno laboral digital, sin ella sería impensable el teletrabajo. Por consiguiente, debemos prestar especial atención en definir tipo de soluciones tecnológicas para teletrabajo que se van a utilizar, esto incluye: gestión de los procesos propios de la empresa, medios de comunicación, sistemas de control y seguimiento.

Seleccionar las herramientas (software y dispositivos) es un aspecto determinante:

  • Servicios Cloud para facilitar el teletrabajo, Full Cloud, Cloud Híbrido
  • Sistemas de seguridad para conexión a oficinas mediante VPN
  • Ordenadores portátiles
  • Equipos de videoconferencia profesionales

Estas deben cumplir con los principios de rentabilidad, efectividad y seguridad informática.

  •  La importancia del consenso

Conseguir acuerdos con la masa laboral en función de adecuar de forma conjunta a las nuevas modalidades de trabajo permite crear un ambiente más proactivo. Es muy importante construir desde el comienzo bases fuertes para avanzar en los cambios graduales y progresivos que se van a afrontar.

Por ello, es conveniente escuchar la opinión y propuestas de los trabajadores, lo que puede servir de insumo para construir un plan a seguir.

  • Establecer objetivos y metas

Todo plan requiere del establecimiento de objetivos que orienten el accionar y de metas que permitan medir el desarrollo del plan. Obviamente, los objetivos están presididos por la estrategia de gestión que sigue la empresa, pero ante la nueva circunstancias es indispensable su revisión. Las ventajas del teletrabajo pueden llevar a un nivel superior las metas propuestas inicialmente.

  • Capacitación

El departamento de recursos Humanos debe adelantar actividades que permitan que todos los trabajadores conozcan a profundidad lo que significa el teletrabajo y las estrategias que se van a llevar a cabo.

Beneficios del teletrabajo para la empresa

Si aún tienes dudas, te contamos algunas de las ventajas del trabajo desde casa:

  • Al darle la libertad al trabajador de operar desde un ambiente más cómodo esto se traduce en mayor productividad en su jornada laboral.
  • Reducción de gastos en lo relacionado con el mantenimiento de la infraestructura y el mobiliario.
  • Mayores posibilidades de seguimiento y supervisión a las actividades que realiza cada trabajador, gracias a los mecanismos tecnológicos y sistemas de control.
  • Se reduce el absentismo laboral.
  • La empresa incorpora soluciones tecnologías, por lo que se coloca a la vanguardia. Da un paso definitivo hacia su transformación tecnológica.
  • Se minimiza la tasa de accidentes laborales.
  • Mayor motivación para los trabajadores.

Desventajas del teletrabajo para la empresa

Como es de esperarse, no todo es color de rosa: el teletrabajo (al igual que el trabajo que hemos llamado tradicional) tiene debilidades. La clave está en reducir estas y potenciar sus aspectos negativos. Veamos algunas de ellas:

  • Se requiere una inversión en el paquete tecnológico. Este es un tema de debate central: ¿Cómo hacer para garantizar que todos los trabajadores tengan acceso a los dispositivos y programas informáticos?
  • El nivel de seguridad cibernético puede ser vulnerado si no se toman las previsiones del caso.

El teletrabajo no es opción coyuntural, es una nueva realidad

Más allá de las ventajas o desventajas, la clave reside en concebir el teletrabajo como una modalidad que va a pasar a formar parte del día a día en las empresas. Sacarle  el máximo provecho es el desafío.

Teletrabajo i servicios cloud de la mano

Con la llegada de la COVID-19 en 2020 muchas empresas en España se vieron obligadas a utilizar el método del teletrabajo, debido a las nuevas normativas. Con el aumento de empresas empezando a teletrabajar, también subió la utilización de servicios cloud o nube.

¿Qué significa trabajar en la nube?

Cuando una persona o empresa trabaja en la nube, lo que está haciendo es trabajar igual que de forma presencial pero des de cualquier lugar, su casa, hotel…

Las ventajas que proporciona la Nube hoy en día son la posibilidad de tener desde un archivo hasta el sistema íntegro de la empresa disponible 365x24x7, es decir, si sólo quieres el ERP de tu empresa, sólo tendrías el ERP, la empresa elige qué, cómo y cuando… no, porque siempre lo tendrá disponible, pero sí el control exhaustivo de su uso.

¿Qué ventajas nos ofrecen los servicios en la nube?

  • Flexibilidad: en cualquier situación que te impida ir a tu zona de trabajo, gracias a los servicios en la nube podrías trabajar desde cualquier lugar.
  • Económico: Anteriormente si contratabas un servicio cloud debías pagar la totalidad de la licencia del programa o herramienta. Ahora por suerte, con el cloud computing, puedes alquilar los programas que necesites i por el tiempo que necesites, PAGO POR USO.
  • Gran número de aplicaciones: tienes un gran abanico a tu disposición, para poder escoger el servicio que más se adapte a tus necesidades.
  • Sincronización: una de las mayores ventajas de utilizar programas en nube es que todos tus datos estarán sincronizados en todo momento i podrás acceder a ellos desde cualquier dispositivo.
  • Ahorro en tiempo: una vez contratado un servicio de este tipo, no tendrás que preocuparte por actualizaciones, mantenimiento y copias de seguridad.